Servicios

Nos distinguimos de una administración común

Evaluación

Evaluación de servicios actuales, detección de inquietudes, intereses y necesidades de los condóminos. Entregamos diagnóstico y propuestas. Se desarrolla un servicio a la medida de sus necesidades.

Desarrolladora

Servicios de preentrega para desarrolladora, tales como: Elaboración de reglamento, Asociación Civil, Elaboración de presupuesto y cuota de mantenimiento, Recepción del condominio, Peritaje de equipo.

Mesa de servicio

Mesa de Servicio, proporcionamos herramientas de ticketing para medir niveles de atención y dar seguimiento a solicitudes o quejas. Seguimiento, Control, Servicio, Eficiencia.

Eficiencia

Tiempos de entrega de reportes. Tiempos de atención y resolución de problemas, etc.

Ejecución

Se ejecuta un plan de trabajo donde se detallan las actividades para implementar el servicio contratado.

Comunicación acertiva

Plática sobre los resultados esperados, responsabilidad de las partes, contribución de los condóminos para el logro de los objetivos deseados.

Plan de trabajo

Sus proyectos más importantes se gestionan a través de un PMO (Project Management Office) responsable de gestionar los proyectos para asegurar que terminen sin desviaciones importantes, por medio de un control profesional de recursos económicos, materiales y humanos.

Canales

Comunicación, utilizamos medidas como WhatsApp y SMS para cobranza, claros, concisos y agradables a la vista.

Indicadores

Calidad y excelencia, se monitorea el desempeño de las áreas y el personal que la compone por medio de KPIs y SLAs, auditando los indicadores de los servicios que proporcionamos, con el fin de detectar oportunidades de mejora y medir por medio de estos el desempeño de nuestros servicios, así como facilitar la toma de decisiones y llevar a cabo acciones de mejora continua.

Demo

FUNCIONES OPERATIVAS

  • Ejecutar los acuerdos de la asamblea general de condómino.
  • Administración del portal del condominio.
  • Ejecución de planes de mantenimiento correctivo y preventivo
  • Contratación y supervisión de las empresas subcontratadas.
  • Gerenciar servicios proporcionados por terceros no contratados con Arcano.
  • Gestionar roles de trabajo. Ej. calendario de limpieza, mantenimiento, consignas de vigilancia.
  • Atención a emergencias.
  • Reportes fotográficos de trabajos y actividades realizadas en el condominio.
  • Supervisión de proveedores externos (gas, fumigaciones, albañilería, plomería, etc.).
  • Representación no legal del condominio para la atención de visitas de autoridades.
Demo

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

  • Reportes (financieros y operativos).
  • Elaboración de avisos de cobro y recibos de pago.
  • Control de ingresos y egresos.
  • Estado de cuenta mensual por condómino.
  • Generación de cuotas ordinarias y extraordinarias.
  • Registro de pagos no identificados.
  • Conciliaciones bancarias.
  • Recuperación de cuotas vencidas.
  • Pago de servicios del inmueble (ej. agua, luz, basura).
  • Vigilar el cumplimiento de reglamentos y acuerdos.
  • Cobranza extrajudicial y judicial.
  • Atención y solución de quejas, problemas.
  • Cotización de servicios.
  • Primer contacto con autoridades y dependencias.
  • Gestión de requerimientos con la alcaldía o el municipio.
  • Alta ante la Prosoc o el municipio.
  • Supervisión de cumplimiento de Niveles de Servicio.
  • Elaboración de políticas y procedimientos.
  • Asesoría jurídica.

Portal Web

Ponemos a su disposición sin costo el portal web para la gestión de su condominio, mismo que agiliza las operaciones, disminuye tiempos de respuesta y abre canales de comunicación, las 24hrs del día los 365 días del año, en el cual proveemos los siguientes servicios.

Finanzas

Control de ingresos, egresos y presupuesto. Reportes y estadísticas. Repositorio de documentos.

Condominio

Estados de cuenta y recibos. Quejas y solicitudes. Encuesta y votaciones.

Operaciones

Directorio de personal. Obras y reparaciones.

Administración

Noticias y avisos. Reservación de amenidades. Base de datos de condóminos(CENSO).